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偏った知識を活用した保育園改革【コラム】

こんにちは、Jetstream BLOG 管理人兼ライターの石井順です。

とても久しぶりですが、なんとなくコラムを書こうと思い立って書いてます。

実は私、ひょんな出会いがきっかけで、2018 年 8 月より沖縄のとある保育園で働かせてもらっています。これまで板前、アパレル、そしてオンラインショップやアフィリエイト系の個人事業主と経験してきた私が、まさか幼児教育の現場に入るとは思ってもみなかったのですが、保育の補佐だけでなく WEB 販促や事務・経理など、総合的な仕事ができる人材を探しているということで、知人を介してご紹介いただき働かせてもらえることになった、というのが簡単な経緯です。

私自身、まだ結婚もしていないので子供もいないですしそもそも子供と触れ合ったことがなかったので、当初は抱っこすることはもちろん子供達との距離感すらわからなかったのですが、今では冒頭写真のように子供に抱っこさせてもらえるまでに成長しました。もう 40 歳手前ですが、人間まだまだ成長するもんですね。

ちなみに私は保育士資格を持っているわけではないので、保育に関して補佐的役割です。メインはあくまでも事務・総務・経理。

そんなことはさておき、今回は私が保育園に入って行った改革をご紹介させていただこうと思います。ちょっとした自慢、というか、IT・WEB の世界で生きている私でも、リアルな世界で意外とやれることがある、というようなお話です。

今までそうしてきたからという理屈のアナログ作業

昨今ではどんな業界・業種でも IT が導入される時代。でもこれまでやってきたアナログな作業を、“今までそうしてきたから” という無駄な理屈で継承して、無駄な作業をやり続けている組織は多いですよね。

私が入った保育園もそうでした。とにかくアナログ作業ばっかり。

とにかく手書き。EXCEL で表を作成したかと思ったら、それをプリントアウトして各セルに手書き。関数使わず計算機で手計算、それを手書き。

保護者からの言付けや電話問い合わせの内容をメモ紙に走り書きして、それをみんなで回し読み。タスクとして何かに残すわけでもないので、先の予定などはとにかく記憶力勝負。

なので重要なタスクを失念したり、そもそも連絡を回し忘れて、結局保護者に迷惑かけたり。「あれって誰が把握してる?」「この前の連絡事項の内容ってなんだっけ?どこに書いてある?」そんなことはザラ。

そんな感じで運営してきていたので、当日何人の園児が登園してくるのか、誰が来るのか、園長すら把握していない、なんて状態でした。

せっかく作っているスタッフ専用の LINE グループも開店休業中。ノート機能を利用して連絡事項を投稿したり、日々の園児の登園スケジュールを共有していけばいいのに。

ということで、LINE グループの運用を見直して日々の登園・運営スケジュールを前日の夕方に LINE グループに投稿して情報共有したり、「Google カレンダー」を活用して園児の登園スケジュールを管理したり、LINE@ アカウントを作成して保護者とのコミュニケーションを円滑に進めたり、ここ数カ月でいろいろな改革を行ってきました。

運営スケジュールや登園スケジュールの管理で日々の登園人数や連絡事項を共有できるようになったことはもちろんですが、LINE@ に来た保護者からのメッセージをスタッフが同時に受信できるようになったので、園児のお休みや遅刻など、いちいち情報を回すことなくリアルタイムな情報共有ができるようになった点はなかなかの改善。

そもそもこれまではいちいち電話連絡で受けていたので時間と手間が掛かっていたのですが、電話の呼び出し音に慌てることもなくなりました。電話自体が減ったためです。

本当の改革!

とはいえこの辺は、自分の中ではたいしたことない改革です。

ここからはちょっと得意げに話したい話。2 点あります。

「Google マップ」の “現在地の共有” をバス送迎に活用

まず 1 点目は、「Google マップ」の “現在地の共有” 機能を活用した、バス送迎時のリアルタイムな位置情報共有です。

保育園ということもありバスの送迎があるのですが、これまでは渋滞やその他の要因でバスの到着が遅れる際に、保護者にいちいち電話連絡を行っていました。

それを、「Google マップ」の “現在地の共有” 機能を使って、リアルタイムなバスの位置情報を保護者のスマートフォンに送って、スマートフォンで確認できるようにしたんです。

これが保護者からなかなか好評。バスがちゃんと向かって来ているか、あとどのくらいで到着するかなど、「Google マップ」上でリアルタイムに確認できるわけですからね。

バスの出発時に “現在地の共有” を ON にするだけなので、大した手間もかかりません。もちろん利用するアカウントは自身のものではなく、保育園のアカウントを作成して行っています。

バスを運転する側としては単なる送迎ですが、子を持つ親からしてみたら、やはり今目の前にいない自分の子供の現在地位置がわかる安心感は絶大なようです。

「Google マップ」の “現在地の共有” 機能については以下の記事を参考にしてください。

「Google フォト」の “ライブアルバム” で園児ごとのアルバムを作成

2 点目。最近「Google フォト」に追加された “ライブアルバム” を利用した、各園児ごとのアルバム作成です。

それまで保育園では、園児達の園での様子を各園児事の連絡帳に書いたり、写真付きのブログで発信したり、Instagram に投稿したりして保護者と共有していました。

ただ連絡帳では内容が漠然としていたり、ブログや Instagram では “我が子” 以外の情報も掲載されているので、保護者が “我が子” を探す必要があったり。そもそも利用しているブログというのも、地域密着型のアメーバブログみたいな無料のブログサービス「てぃーだブログ」というもので、ブログエディタがとても使いづらい。

また人手が少ない中でブログ更新のためにスタッフがサービス残業しているような状態。幼児教育の現場って園児が一人でもいると絶対に目が離せないので、特に少人数のスタッフで回している園の場合は園児がいない時間じゃないと各作業ができません。ブログ更新を任されているスタッフ、相当なストレスだったと思います。

ということで、「Google フォト」の “フェイスグルーピング” と “ライブアルバム” を活用して、各園児ごとのアルバムを作成し、園児の保護者に URL を共有して、リアルタイムに更新される “我が子のライブアルバム” を提供するようにしました。

スタッフはスマートフォンで撮影した写真を、保育園の Google アカウントで利用している「Google フォト」か「Google ドライブ」にどんどんアップロードしていくのみ。それだけで勝手に園児ごとの “ライブアルバム” が更新され、保護者はそれを見て我が子の様子を伺うことができるようになります。

またもちろんアルバムの写真や動画はダウンロードも簡単にできるので、気に入った写真や動画は保護者自身のスマートフォンや PC に保存も可能。これも保護者からなかなか好評でした。我が子が保育園でどんなことをしているのか、どんな表情なのか、気になりますしね。

更におまけとして、Instagram に投稿された写真や動画も「Google フォト」に自動アップロードされるようにしました。

実際には IFTTT を活用して Instagram に投稿された写真や動画を「Google ドライブ」に自動アップロードされるように設定しておき、「Google フォト」の設定で「Google ドライブ」にアップロードされた写真や動画を「Google フォト」で管理できるようにも設定。

これで Instagram に投稿された写真まで “ライブアルバム” に自動追加されるようになります。※動画は “フェイスグルーピング” に対応していないので手動でアルバムに追加する必要があります

そもそも保護者自身が把握しきれない保育園での園児の状況を写真や動画に残していくことは、子供の成長記録の一つとして活用することもできるということで結構喜ばれましたよ。

「Google フォト」の “ライブアルバム” については以下の記事を参考にしてください。

まとめ

こんな感じで、これまでに趣味で得た知識を、これまで経験したことのない業界で活かすことができ、そして喜んでもらうことができました。

若干、私自身の偏った WEB 知識を保育園という未開拓の業種でで活かしてみる、という自己満足的な部分もあったのですが、それが意外にも好評だったので更に満足です。

子供との接し方がわからない私が保育園に携わることになるなんて。人生何があるか本当にわからないもんですね。

その中でも、仕事以外で得た知識や経験を活かすことができて、人生無駄なことなんてないんだな、という感じ。

EXCEL や「Google スプレッドシート」を活用して表計算を簡単にして数値の管理と把握をしっかりと行ったり、WordPress を使ってのブログやホームページを施設自身で運営していくようにしたり、そういったことももちろん改革の一つです。

しかしもっと簡単な方法で業務改善できることがある、という一例の紹介というか、ちょっとした自慢話でした。

まぁ凄いのは LINE と Google ですけどね。Google 先生ありがとう!

では。

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  1. 石井 順
    石井 順 2018.12.03 6:29pm

    ちなみに補足すると、私が働いている保育園は認可外保育園です

    なのでいろいろと導入しやすいということもあります

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